Bij de inkoop van zorg, zoals door gemeenten voor Wmo en Jeugdwet, zien we dat er steeds meer gestuurd wordt op minder ‘leveranciers’. Gemeenten willen met een beperkt aantal zorgaanbieders overeenkomsten aangaan, met als doel om het beheer zo voor hen overzichtelijker te maken. Dit betekent ook dat er zorgaanbieders zijn die de aanbestedingen niet gegund krijgen en dus geen overeenkomst krijgen. De gevolgen voor deze zorgaanbieders kunnen zeer groot zijn. Het wordt daarom steeds belangrijker om een goede inschrijving op te stellen, die aansluit bij de uitvraag. En dat is wat anders dan een inschrijving die aansluit bij uw onderneming, of bij uw beeld van hoe de zorg eruit zou moeten zien!

Enkele tips om rekening mee te houden bij het opstellen van plannen of antwoorden voor aanbestedingen:

• Zorg dat u antwoord geeft op wat wordt gevraagd. Uw dienstverlening verkopen, doet u in aanbestedingen reactief. Dat wil zeggen dat u reageert op de vragende partij, bijvoorbeeld de gemeente. Uw inschrijving is dus gericht op de gemeente als uw klant en niet op uw cliënten.
• Kijk goed naar de samenstelling van de beoordelingscommissie. Vaak wordt dit in de aanbestedingsstukken al genoemd. Zo niet, vraag er dan naar in de vragenronde. Zo weet u beter wie uw inschrijving beoordeelt.
• De beoordeling vindt plaats door verschillende mensen, die niet (allemaal) kennis van of ervaring in de zorg hebben. Bij de beoordeling van uw inschrijving, kijken ze dus niet altijd naar wat goede zorg is. Vaak vindt de beoordeling plaats door ‘af te vinken’ of de onderdelen die ze willen zien, terugkomen in uw inschrijving.
• Schrijf niet zelf. Uiteraard, de input moet uit uw onderneming komen. U weet het beste hoe u goede zorg verleent en wilt verlenen. Maar dat vertalen naar een goede inschrijving, rekening houdend met bovenstaande punten, werkt beter als iemand anders dat doet. We zien dat zorgondernemers vaak toch vanuit hun visie, kennis en ervaring schrijven waardoor het echte antwoord op de gestelde vraag onvolledig is.
• De laatste tip, maar het eerste wat u moet doen: lees de aanbestedingsstukken goed door. Zijn er zaken onduidelijk, maak gebruik van de vragenronde(s). Zorg dat u weet wat de inkopende partij echt wil / nodig heeft. Dat kan ook duidelijk worden uit andere (beleids)stukken! Alleen als u begrijpt wat er wordt gevraagd, kunt u een goed antwoord geven.

Het belang van tijdig vragen stellen is groot. Niet alleen om de vraag duidelijk te krijgen, maar ook om andere zaken te benoemen. Bijvoorbeeld eisen waar u niet aan kunt of wilt voldoen die genoemd staan in het conceptcontract. Als u geen vragen stelt en wel inschrijft, gaat u akkoord met de voorwaarden zoals opgesteld door de inkopende partij. Daar kunt u dan later niet zomaar op terugkomen, ook niet bij de rechter. De inkopende partij verwacht dus ook dat er vragen worden gesteld en vragen stellen heeft dus zeker geen negatief effect op de beoordeling van uw inschrijving.

Ook kan het nodig of raadzaam zijn, om uw kansen te vergroten door samen te werken met andere aanbieders. Dan kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om met een aantal collega organisaties een coöperatie op te richten die meedoet met de aanbesteding.