Hoe goed om te gaan met het cliëntdossier?

De consumentenbond heeft begin april bekend gemaakt dat ziekenhuizen vaak niet goed omgaan met de dossiers van cliënten. Tijdens de colleges Gezondheidsrecht die wij geven aan de Universiteit Twente werd dit ook meermalen medegedeeld door de studenten. Bekend voorbeeld is dat dossiers door alle medewerkers kunnen worden ingezien. Ook komt het voor dat cliënten onjuiste of incomplete informatie zien of dossiers van geheel andere cliënten ontvangen. Hoe voorkom je als zorgstelling dit soort problemen?

Allereerst is het van belang om te weten welke regels de wet hieromtrent kent. Wij zullen hier dieper ingaan op de verplichting om een dossier op te stellen, het aan het dossier verbonden inzagerecht, de geheimhoudingsplicht, het elektronisch cliëntdossier en de eventuele sancties voor het niet-naleven van de verplichtingen uit de wet.

 

Opstellen dossier

Het is van belang om te weten dat de hulpverlener volgens de wet verplicht is om een dossier op te stellen over de behandeling van de cliënt. Daarin neemt de hulpverlener gegevens op over de gezondheid van de cliënt en over eerder uitgevoerde en toekomstige behandelingen. Daarnaast moeten ook alle andere gegevens of stukken die voor de goede hulpverlening noodzakelijk zijn in het dossier worden opgenomen. Verder moet het dossier minimaal vijftien jaar worden bewaard, tenzij de cliënt verzoekt om vernietiging van het dossier. Dient de cliënt dit verzoek in, dan moet de hulpverlener het dossier binnen drie maanden vernietigen, tenzij het bewaren van het dossier van groot belang kan zijn voor een ander dan de patiënt, zoals een familielid bij een erfelijke ziekte. Ook is het mogelijk dat de wet verbiedt dat het dossier wordt vernietigd, bijvoorbeeld bij infectieziekten.

 

Rechten en plichten verbonden aan het dossier

Wanneer het dossier is opgesteld, zijn daar direct ook allerlei rechten en plichten aan verbonden. Eén van de belangrijkste rechten die verbonden is aan het dossier is het recht op inzage. De cliënt zelf (en als deze er is, zijn wettelijk vertegenwoordiger) kan de hulpverlener altijd vragen zijn dossier in te zien. De hulpverlener moet het dossier dan zo spoedig mogelijk laten inzien. Een cliënt kan ook vragen om afgifte van het dossier. Het originele dossier hoeft de hulpverlener niet aan de cliënt mee te geven, maar dient op verzoek van de cliënt wel een kopie van het dossier te maken en aan de cliënt mee te geven.

De belangrijkste plicht van de hulpverlener met betrekking tot het dossier is de geheimhoudingsplicht. Een ander dan de cliënt en zijn vertegenwoordiger mag het dossier niet inzien, tenzij de hulpverlener hiervoor toestemming heeft gekregen van de cliënt zelf. De geheimhouding kent een uitzondering voor de personen die rechtstreeks bij de behandeling betrokken zijn, zoals een collega-arts die bij dezelfde operatie bij de cliënt betrokken was of een verpleegkundige die een cliënt na de operatie verzorgt. Deze hulpverleners mogen het dossier niet verder inzien dan noodzakelijk is voor het onderdeel van de behandeling dat door hen wordt uitgevoerd.

 

Elektronisch dossier

Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van het elektronisch dossier in plaats van een papieren dossier. Voor het elektronisch dossier gelden dezelfde rechten en plichten als voor het papieren dossier. Omdat er online persoonsgegevens worden gebruikt en verwerkt, is het van belang om de Wet bescherming persoonsgegevens na te leven. Dit betekent dat een zorginstelling de persoonsgegevens goed dient te beveiligen, want de privacy van de cliënten moet te allen tijde gewaarborgd blijven.

 

Gevolgen van niet-naleven verplichtingen uit de wet

Als gevolg van het niet-naleven van de wettelijke verplichtingen rondom het cliëntdossier kan er een procedure worden gestart bij de tuchtrechter. Dit kan de hulpverlener persoonlijk raken, bijvoorbeeld in de vorm van een berisping of een boete. In ernstige gevallen kan de hulpverlener zelfs uit zijn ambt worden gezet. Bovendien is ook strafrechtelijke vervolging mogelijk.

Verder voor wat betreft het elektronisch cliëntdossier is ook nog de Wet bescherming persoonsgegevens van belang. Daarin wordt een maximale boete per overtreding genoemd van € 810.000,- dan wel 10% van de jaaromzet. Het gaat dan bijvoorbeeld om overtredingen als het niet (tijdig) melden van een datalek.

 

Vanwege de strenge sancties is het van belang om de verplichtingen uit de wet na te leven in uw zorginstelling. Zorg Zaken Groep houdt zich, naast het geven van juridische adviezen, ook bezig met compliance. Hierbij controleren wij of u op alle vlakken voldoet aan de wet. Is dit niet het geval, dan adviseren wij u hoe u wél aan de wet kunt voldoen en zodoende de sancties kunt voorkomen of laten matigen. U kunt hiervoor vrijblijvend contact met ons opnemen.

     053 - 43 45 490

     info@zorgzakengroep.nl

Comments are closed.