Op 1 juli 2020 is de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (Wmcz 2018) in werking getreden. Met deze wet wordt beoogd de positie van cliëntenraden te verstevigen ten opzichte van zorginstellingen en tegelijkertijd tegemoet te komen aan de wens van besturen van zorginstellingen en cliëntenorganisaties tot grotere ruimte voor maatwerk. De zorgaanbieders krijgen een half jaar de gelegenheid om de wet in hun organisatie door te voeren, derhalve op 1 januari 2021 moet de aanbieder aan de wet voldoen.

Instellingen vanaf 11 medewerkers of in de eerste lijn boven de 26 medewerkers zullen over een cliëntenraad moeten beschikken. In de Wmcz 2018 zijn twee vormen van medezeggenschap opgenomen. De wet bepaalt dat zorgaanbieders een vertegenwoordigende (centrale) cliëntenraad instellen. Daarnaast is het recht op inspraak voor cliënten en hun naasten opgenomen. Bovendien regelt de Wmcz 2018 dat de zorgaanbieder een medezeggenschapsregeling opstelt. Hierin worden onder andere de samenstelling van de cliëntenraad opgenomen en de wijze waarop de cliëntenraad wordt betrokken bij (de voorbereiding van) ingrijpende besluiten.

Verder wordt in de medezeggenschapsregeling schriftelijk vastgelegd op welke manier een benoeming of het ontslag van een lid van de cliëntenraad in zijn werk gaat, welke personen er tot lid kunnen worden benoemd en de zittingsduur van de leden. De medezeggenschapregeling, of een wijziging daarvan, moet de zorgaanbieder op een geschikte wijze onder de aandacht brengen van de cliënten en/ of hun vertegenwoordigers. Daarnaast moet de zorgaanbieder de cliëntenraad in de gelegenheid stellen om een vacature voor de cliëntenraad onder de aandacht te brengen van cliënten en/ of hun vertegenwoordigers.

Er worden twee vormen van medezeggenschap in de zorg onderscheiden, namelijk: vertegenwoordiging via de cliëntenraad en via inspraak. In het geval van medezeggenschap via de cliëntenraad worden de belangen van de cliënt behartigd door een daartoe ingesteld vertegenwoordigend orgaan. Medezeggenschap via inspraak komt toe aan de individuele cliënt en gaat over het kenbaar maken van wensen en meningen richting de zorgaanbieder. Door middel van het opstellen van een medezeggenschapsregeling kan de zorginstelling vastleggen op welke manier er vorm wordt gegeven aan de cliëntenraad. Om aan dergelijke vormen van medezeggenschap handvatten te geven komen de cliënten een aantal instrumenten en bevoegdheden toe, die hieronder uiteen worden gezet.

De zorgaanbieder is verplicht tot het instellen van een cliëntenraad. Voor grotere zorginstellingen met meerdere vestigingen of die in meerdere gemeenten zorg verleent, dienen er meerdere cliëntenraden (decentrale cliëntenraden) te worden ingesteld. Hierbij kan een centrale cliëntenraad worden ingesteld. De verdeling van de taken en bevoegdheden van de centrale en decentrale cliëntenraad moeten worden vastgelegd in de medezeggenschapsregeling. In de wet wordt er enige vrijheid gelaten wat betreft het regelen van taken en bevoegdheden in de medezeggenschapsregeling als het gaat om meerdere cliëntenraden. De wetgever beoogt hiermee bestuurder en cliëntenraad de gelegenheid te geven om samen te beoordelen wat in hun specifieke geval de beste structuur is voor de medezeggenschap. Het is van belang dat in geval van meerdere cliëntenraden, waaronder eventueel een centrale cliëntenraad, er geen onduidelijkheid bestaat over de verdeling van taken en bevoegdheden van de verschillende cliëntenraden. Dit om te voorkomen dat alle cliëntenraden zonder onderscheid over dezelfde bevoegdheden beschikken.

De zorginstelling moet schriftelijk vastleggen (statuten) dat de cliëntenraad in de gelegenheid wordt gesteld om een bindende voordracht te doen voor benoeming van tenminste één lid van het toezichthoudend orgaan van de instelling.
De cliëntenraad komt het adviesrecht toe ten aanzien van de profielschets voor de benoeming van de leden van het toezichthoudend orgaan als de leden van het bestuur. Tussen voornoemd orgaan en de cliëntenraad moet minimaal één keer per jaar worden overlegd. Eenmaal per jaar moet het toezichthoudend orgaan de cliëntenraad informeren over wat er is gedaan met de inbreng van de cliëntenraad. De cliëntenraad kan tevens een verzoek doen in het kader van het recht van enquête bij de Ondernemingskamer.

 

 

Adviesrecht
De zorginstelling stelt de cliëntenraad in de gelegenheid om advies uit te brengen over de volgende (voorgenomen) besluiten:

1. Een wijziging van de doelstelling of de grondslag van de instelling;
2. Een fusie of duurzame samenwerking waarbij de instelling is betrokken;
3. Een overdracht van de zeggenschap over de zorg of een onderdeel daarvan;
4. Een gehele of gedeeltelijke beëindiging dan wel een belangrijke uitbreiding van de zorgverlening;
5. Een belangrijke wijziging in de organisatie van de zorgverlening;
6. Een profielschets voor de benoeming van de leden van het toezichthoudend orgaan en de leden van het bestuur van de instelling;
7. De vaststelling van de begroting en de jaarrekening van de instelling;
8. Het algemene huisvestingsbeleid van een instelling die erop is ingericht cliënten langdurig te laten verblijven, alsmede een ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing van een instelling waarin deze cliënten verblijven;
9. De selectie en benoeming van personen die leiding geven aan degenen die zorg verlenen aan cliënten, indien het een instelling betreft die erop is gericht cliënten langdurig te laten verblijven.

Als er sprake is van meerdere cliëntenraden, dan geldt het adviesrecht voor die cliëntenraad die conform de medezeggenschapsregeling bevoegd is advies over het betreffende onderwerp uit te brengen. De cliëntenraad moet voldoende tijd hebben om een goed oordeel te kunnen vormen en dat het advies van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. De cliëntenraad moet het uitgebrachte advies motiveren en binnen een redelijke termijn uitbrengen. Van een redelijke termijn is sprake wanneer de cliëntenraad redelijkerwijs genoeg tijd heeft om tot een goed oordeel te kunnen komen. Dit hangt mede af van de complexiteit van de materie en van de wijze waarop overeenkomstig de medezeggenschapsregeling wordt bewerkstelligd dat de voor het vervullen van de taak van de cliëntenraad benodigde informatie wordt verstrekt op een zodanige wijze dat deze voor die raad begrijpelijk is.

Als de zorginstelling een besluit neemt, afwijkend van het advies van de cliëntenraad, dient de instelling hierover eerst in overleg te gaan met de cliëntenraad. De zorginstelling stelt de cliëntenraad schriftelijk op de hoogte van het genomen besluit. Indien het besluit afwijkt van het advies moet dit onder opgaaf van redenen gebeuren.

De cliëntenraad is tevens bevoegd de zorginstelling ongevraagd te adviseren over onderwerpen die voor de cliënten van belang zijn. Wat betreft de besluitvorming, het overleg en het afwijken van het advies geldt hetzelfde als bij besluiten waarop het adviesrecht van toepassing is. Een zorginstelling kan een ongevraagd advies over een onderwerp (nadat zij daar minstens eenmaal met de cliëntenraad over heeft overlegd, en bovendien gemotiveerd) naast zich neerleggen, maar loopt dan  het risico dat de cliëntenraad de commissie van vertrouwenslieden vraagt om uit te spreken over het advies. Om te voorkomen dat een zorginstelling die het ongevraagde advies niet wenst over te nemen langdurig in onzekerheid verkeert over de vraag of de cliëntenraad de kwestie al dan niet aan de commissie voor zal leggen (met de kans dat de commissie de cliëntenraad in het gelijk stelt), krijgt ook zij het recht om hierover de commissie te benaderen. De commissie kan de zorginstelling niet tot het volledig uitvoeren van het advies verplichten indien de weigering van de instelling om dat te doen redelijk is.

Instemmingsrecht
Bij besluiten van de zorginstelling waarop het instemmingsrecht van de cliëntenraad van toepassing is, kan de zorginstelling geen besluit nemen zonder dat de cliëntenraad daarmee heeft ingestemd. Een besluit dat is genomen zonder instemming van de cliëntenraad is vernietigbaar. Ten aanzien van de volgende onderwerpen geldt het instemmingsrecht:

1. De medezeggenschapsregeling, klachten en geschillen zorg en andere voor cliënten geldende regelingen;
2. Een profielschets voor het benoemen van personen die een cliënt ingevolge artikel 15 Wkkgz helpt bij het indienen van een klacht;
3. De procedure voor het opstellen en bespreken van zorgplannen;
4. Het algemene beleid ter zake van kwaliteit, veiligheid en hygiëne;
5. Het algemene beleid ter zake van de toelating van cliënten tot de zorgverlening en beëindiging daarvan;
6. Het algemene beleid ter zake van voedingsaangelegenheden, geestelijke verzorging, recreatiemogelijkheden of ontspanningsactiviteiten en maatschappelijke bijstand, indien het een instelling betreft waarin cliënten gedurende het etmaal kunnen verblijven;
7. Een sociaal plan voor cliënten in geval van een ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing van een instelling die erop is ingericht cliënten langdurig te laten verblijven;
8. De inrichting van voor de zorgverlening bestemde ruimtes bij een ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing van een instelling die erop is ingericht cliënten langdurig te laten verblijven;
9. De selectie en benoeming van personen die de cliëntenraad onafhankelijke ondersteuning zullen verlenen.

De zorginstelling zal allereerst het voorgenomen (ontwerp)besluit schriftelijk aan de cliëntenraad moeten voorleggen, zodat de cliëntenraad genoeg tijd heeft om tot een goed oordeel te komen. Hoe lang van tevoren dit moet is afhankelijk van de complexiteit van de kwestie en de mate waarin de informatie aan de cliëntenraad wordt verstrekt. Zodra de cliëntenraad tot zijn oordeel is gekomen, deelt de raad zijn beslissing zo snel mogelijk schriftelijk, en in geval van het onthouden van instemming gemotiveerd, mee aan de instelling. In dit geval is er in ieder geval één keer overleg geweest met het bestuur van de zorginstelling. Zo snel mogelijk na de ontvangst van de beslissing van de cliëntenraad geeft de instelling hier een reactie op. De reactie kan inhouden dat zij het aan de cliëntenraad voorgelegde besluit zal uitvoeren (in geval van instemming), dat zij van haar voorgenomen besluit afziet (indien de cliëntenraad instemming heeft geweigerd) of dat zij de commissie van vertrouwenslieden zal vragen toestemming tot het nemen van het voorgenomen besluit te verlenen (indien de cliëntenraad instemming heeft geweigerd).

Daarnaast is het mogelijk dat de instelling haar voorgenomen besluit naar aanleiding van een (dreigende) weigering van instemming aanpast. Indien de cliëntenraad met een voorgenomen besluit heeft ingestemd maar de zorginstelling wegens inmiddels binnengekomen grote bezwaren van de ondernemingsraad toch van het uitvoeren van het voorgenomen besluit afziet, dient dit in de reactie te worden gemeld.

Indien de cliëntenraad niet instemt met een voorgenomen besluit waarvoor de cliëntenraad instemmingsrecht toekomt, dient de zorginstelling zich tot de commissie van vertrouwenslieden te wenden met het verzoek toe te staan dat het voorgenomen besluit, ondanks het oordeel van de cliëntenraad, toch kan worden genomen. Er zal door de commissie worden getoetst of de beslissing van de cliëntenraad om geen instemming te geven onredelijk is dan wel of het voorgenomen besluit van het bestuur van de zorginstelling nodig is om zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen. De redenen die de zorginstelling heeft voor het besluit zullen duidelijk en overtuigend door het bestuur van de instelling in beeld moeten worden gebracht. Als er is voldaan aan één van deze criteria, zal de commissie van vertrouwenslieden toestemming geven om het voorgenomen besluit te nemen. De in de Wmcz 2018 opgenomen toetsingscriteria komen overeen met de criteria die worden gehanteerd op grond van de Wet op de ondernemingsraden.

Als een zorginstelling zonder instemming van de cliëntenraad een besluit neemt, kan de cliëntenraad een beroep doen op nietigheid. De cliëntenraad dient een beroep op nietigheid schriftelijk te doen, en dient dit beroep te doen binnen een maand nadat de instelling hem het besluit heeft medegedeeld. Indien de instelling het besluit niet mededeelt, dient de cliëntenraad dit te doen binnen een maand nadat is gebleken dat de instelling haar besluit gaat uitvoeren. Indien er binnen de gestelde voorwaarden beroep is gedaan op de nietigheid van een besluit, dient het uitvoeren van het besluit te worden gestopt en de al eventueel ingetreden gevolgen van het besluit ongedaan te worden gemaakt.

Inspraak
Bij inspraak is er sprake van directe participatie van cliënt. Het gaat om de mogelijkheid van alle individuele cliënten om direct bij de zorgaanbieder hun wensen, behoeften en meningen kenbaar te maken. Het gaat hierbij om inspraak op zaken die van invloed zijn op het dagelijks leven van cliënten. De minister heeft in de toelichting op de wet genoemd dat inspraak kan gaan om onderwerpen als: aangelegenheden betreffende maaltijden, douchen, de (her)inrichting van leefruimtes, dagbesteding, huisregels, verhuizing, catering, activiteiten, ontspanningsmogelijkheden, en mogelijkheden tot ontvangen bezoek.

Inspraak overstijgt dus het individuele belang en zorgt ervoor dat ook degenen die niet deelnemen aan de cliëntenraad hun stem kunnen laten horen. De zorgaanbieder moet aan cliënten en vertegenwoordigers melden wat hij met de uitkomsten doet. Deze informatie kan de cliëntenraad vervolgens weer gebruiken bij haar werkzaamheden. De cliëntenraad moet daarom regelmatig inventariseren wat de wensen en de meningen van cliënten zijn. De instelling moet de cliëntenraad hierbij ondersteunen.

Er zijn een aantal opties om cliënten gebruik te laten maken van het recht op inspraak. De zorginstelling heeft hierbij alle vrijheid om de inspraak te regelen met een minimum aan lasten voor zowel cliënt als de zorginstelling zelf. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Vragenlijsten (periodiek);
• Enquêtes;
• Huiskamergesprekken;
• Eén-op-één gesprekken met cliënten;
• Spiegelgesprekken;
• Bijeenkomsten voor cliënten en hun vertegenwoordigers.

Medezeggenschapsregeling
Een cliëntenraad wordt ingesteld op basis van een medezeggenschapsregeling. In de medezeggenschapsregeling staat onder andere hoe de cliëntenraad wordt samengesteld. Daarbij moet onder andere aan de orde komen:

• hoeveel leden de cliëntenraad heeft;
• wie lid van de cliëntenraad kan worden;
• hoe leden van de cliëntenraad benoemd worden;
• hoe leden van de cliëntenraad ontslagen worden;
• hoelang leden in de cliëntenraad zitting hebben;
• hoe de zorgaanbieder de cliëntenraad betrekt bij de voorbereiding van een aantal belangrijke besluiten;
• hoe de bevoegdheden zijn verdeeld als binnen een zorgorganisatie meerdere cliëntenraden zijn ingesteld;
• hoe ervoor wordt gezorgd dat de informatie die de zorgaanbieder aan de cliëntenraad verstrekt begrijpelijk is voor de cliëntenraad.

De Wmcz 2018 noemt de onderwerpen die geregeld moeten worden, maar geeft veel ruimte om dat op een manier te doen die het beste aansluit bij de wensen van cliënten. Als leidraad bij het opstellen van een medezeggenschapsregeling kan het ‘Model medezeggenschapsregeling’ (zie onder extra) worden gebruikt.

De cliëntenraad moet al bij de voorbereiding van (ingrijpende) besluiten worden betrokken. Wat voor besluiten dit betreft moet worden vastgelegd in de medezeggenschapsregeling. Een ingrijpend besluit is volgens de Wmcz 2018 in ieder geval:

• Wijziging van de doelstelling of de grondslag van de instelling;
• Het aangaan van een fusie of duurzame samenwerking;
• Overdracht van de zeggenschap en specifiek in de langdurige zorg ingrijpende verbouwingen;
• Verhuizingen of nieuwbouw;
• Selectie en benoeming van personen die leiding geven aan degenen die zorg verlenen aan cliënten.

Door de cliëntenraad al bij de voorbereiding van een dergelijk besluit te betrekken, kun je volgens de wetgever de belangen van de cliënten beter behartigen dan door een instemmingsrecht.

Commissie van vertrouwenslieden
In de Wmcz 2018 is de verplichting opgenomen om een commissie van vertrouwenslieden in te stellen. Deze commissie heeft een bemiddelende functie en biedt uitkomst bij meningsverschillen tussen de cliëntenraad en de zorgaanbieder. De commissie dient tenminste te bestaan uit drie leden. Iedere zorgaanbieder kan, in goed overleg met de cliëntenraad, zelf een commissie van vertrouwenslieden instellen, maar deze commissie kan ook extern worden aangesteld. Waar de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) vooral een rol heeft in het toezicht op de randvoorwaarden voor medezeggenschap (dat wil zeggen: is er een cliëntenraad en wordt deze in de gelegenheid gesteld om inspraak uit te oefenen), heeft de commissie van vertrouwenslieden een rol bij geschillen over de inhoud en interpretatie van de medezeggenschapsregelingen en de naleving van bepalingen waarover door de aard van de verplichtingen mogelijk verschil van inzicht tussen de instelling en de cliëntenraad kan bestaan.

Tevens heeft de commissie van vertrouwenslieden een rol wanneer de vraag voorligt of er sprake is van een dusdanig structureel tekortschieten van de behartiging van de gemeenschappelijke belangen van de cliënten dat er een verzoek tot ontbinding van een cliëntenraad wordt gedaan. De commissie is laagdrempelig en beschikt over specifieke kennis en ervaring inzake de omstandigheden en verhoudingen in zorginstellingen. Veel geschillen zullen voldoende opgelost zijn met een oordeel van de commissie.

Onze diensten
We ondersteunen bij de opzet en inrichten van de medezeggenschap, we stellen een medezeggenschapsregeling op die voldoet aan de wet en de wensen van de instelling en de cliëntenraad.
Ook kunnen we ondersteunen bij het opstellen van de advies of instemmingsaanvraag. en helpen bij het opzetten van een inspraak procedure.