FAQ – Aanbesteden

 

Welke aanbestedingen in de zorg zijn er?
De belangrijkste aanbestedingen, of inkoopprocessen, in de zorg zijn voor de inkoop van zorg op grond van de Wmo, de Jeugdwet, de Wlz en de Zvw. Daarnaast zijn er ook zorgaanbieders die werken voor het UWV of forensische zorg leveren voor de Dienst Justitiële Inrichtingen.

De inkoop van zorg voor de Wlz wordt gedaan door de zorgkantoren. De zorgverzekeraars kopen de Zvw-zorg in. Deze inkoopprocedures zijn formeel geen aanbestedingen, maar (veel) aanbestedingsprincipes worden wel gevolgd. Er zijn vaste momenten waarop ingeschreven kan worden voor de Wlz en meestal ook voor de Zvw.

De inkoop van Wmo-zorg en Jeugdhulp wordt gedaan door de gemeenten of door samenwerkingsverbanden van gemeenten. Er kan hier sprake zijn van Open House procedures, waar elke partij die aan de voorwaarden voldoet een overeenkomst krijgt. Soms is er dan ook sprake van een bepaald tijdvak waarin de aanbesteding loopt. Wel zien we dat steeds meer gemeenten naar een beperkter aantal zorgaanbieders willen en andere vormen van aanbestedingen kiezen.

Met alle procedures hebben wij ervaring en kunnen wij ondersteunen om de kans op een succesvolle inschrijving zo groot mogelijk te maken. Het is goed om zo vroeg mogelijk met de voorbereidingen te beginnen, bij voorkeur al voordat de formele procedure begint. Wilt u weten wanneer u voor welke zorg kunt inschrijven, neem dan contact met ons op.

Voor wie schrijft u de aanbesteding?
Bij steeds meer aanbestedingen moet u ook een plan schrijven of vragen beantwoorden over uw organisatie en over de zorg die u verleent. Als u deze plannen of antwoorden schrijft, bedenk dan goed voor wie u dit schrijft. Een goede inschrijving moet aansluiten bij de uitvraag. En dat is wat anders dan een inschrijving die aansluit bij uw onderneming, of bij uw beeld van hoe de zorg eruit zou moeten zien!

De beoordeling van uw inschrijving vindt plaats door verschillende mensen, die niet allemaal kennis van of ervaring in de zorg hebben. Bij de beoordeling van uw inschrijving, kijken ze dus niet altijd naar wat goede zorg is. Vaak vindt de beoordeling plaats door ‘af te vinken’ of de onderdelen die ze willen zien, terugkomen in uw inschrijving. Kijk dus naar de samenstelling van de beoordelingscommissie. Vaak wordt dit in de aanbestedingsstukken al genoemd. Zo niet, vraag er dan naar in de vragenronde. Zo weet u beter wie uw inschrijving beoordeelt.

Welke termijnen zijn belangrijk?
Er zijn twee soorten termijnen belangrijk, namelijk de termijnen van de inkoopprocedure en de termijnen (of leeftijden) die gelden voor de aan te leveren documenten.

De termijn van de inkoopprocedure staan in het algemene inkoopdocument, wat vaak de inkoopleidraad of het bechrijvend document wordt genoemd. Vaak staan deze termijnen ook in het inkoopplatform zoals Mercell.

De maximale leeftijden van de aan te leveren documenten staan doorgaans ook in het algemene inkoopdocument. Vaak neemt de inkopende partij ook een soort checklist op in het inkoopdocument of maakt hiervoor een apart overzicht. Vraag op tijd (nieuwe) documenten aan, zodat u aan het einde van de inkoopprocedurre niet op dit punt in de problemen komt.

Wat wel te doen?
Enkele tips om rekening mee te houden bij het opstellen van plannen of antwoorden voor aanbestedingen:

 Zorg dat u antwoord geeft op wat wordt gevraagd. Uw dienstverlening verkopen, doet u in aanbestedingen reactief. Dat wil zeggen dat u reageert op de vragende partij, bijvoorbeeld de gemeente. Uw inschrijving is dus gericht op de gemeente als uw klant en niet op uw cliënten.

 Kijk goed naar de samenstelling van de beoordelingscommissie. Vaak wordt dit in de aanbestedingsstukken al genoemd. Zo niet, vraag er dan naar in de vragenronde. Zo weet u beter wie uw inschrijving beoordeelt.

 De beoordeling vindt plaats door verschillende mensen, die niet (allemaal) kennis van of ervaring in de zorg hebben. Bij de beoordeling van uw inschrijving, kijken ze dus niet altijd naar wat goede zorg is. Vaak vindt de beoordeling plaats door ‘af te vinken’ of de onderdelen die ze willen zien, terugkomen in uw inschrijving.

 Schrijf niet zelf. Uiteraard, de input moet uit uw onderneming komen. U weet het beste hoe u goede zorg verleent en wilt verlenen. Maar dat vertalen naar een goede inschrijving, rekening houdend met bovenstaande punten, werkt beter als iemand anders dat doet. We zien dat zorgondernemers vaak toch vanuit hun visie, kennis en ervaring schrijven waardoor het echte antwoord op de gestelde vraag onvolledig is.

 De laatste tip, maar het eerste wat u moet doen: lees de aanbestedingsstukken goed door. Zijn er zaken onduidelijk, maak gebruik van de vragenronde(s). Zorg dat u weet wat de inkopende partij echt wil / nodig heeft. Dat kan ook duidelijk worden uit andere (beleids)stukken! Alleen als u begrijpt wat er wordt gevraagd, kunt u een goed antwoord geven.

Wat vooral niet te doen?
Wat u vooral niet moet doen is te laat, onjuist of onvolledig inschrijven. Vaak voorkomende valkuilen bij aanbestedingen en zorginkoopprocessen, zijn de volgende:

 U komt er te laat achter wat de startdatum van het inkoopproces is. Als dit zelfs na de deadline voor de inschrijving is, is inschrijven natuurlijk helemaal niet meer mogelijk. Maar ook als u terwijl het inkoopproces al loopt pas mee gaat doen, mist u de mogelijkheid om tijdig vragen te stellen over onduidelijkheden of kunt u niet meer tijdig de juiste documenten aanvragen.

 De aangeleverde documenten zijn niet de juiste. Het is heel belangrijk dat alle formele documenten voldoen aan de gestelde eisen. Dit geldt in ieder geval voor de leeftijd van de documenten, maar we zien ook wel eens dat het fout gaat, omdat de inschrijver verkeerde documenten meestuurde.

 De geschreven plannen of antwoorden sluiten niet aan op de uitvraag. U bent heel enthousiast over uw onderneming en uw manier van werken, maar de inkopende partij wil vooraf zien dat u begrijpt wat zij uitvragen en dat uw aanbod daarop aansluit. Schrijf dus niet vanuit uw visie, maar vanuit de uitvraag.

Het belang van een goede inschrijving is groot en wordt steeds groter als de inkopende partij (vooral gemeenten) het aantal aanbieders gaan beperken. Voorkom dus veelgemaakte fouten. Wij kunnen daarbij ondersteunen door in ieder geval alle formele documenten te toetsen aan de eisen zodat u er zeker van bent dat uw inschrijving rechtsgeldig is.

Wat is TenderNed?
TenderNed zegt over zichzelf: “TenderNed is hét online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid.” TenderNed is ook van de overheid en elke formele aanbesteding moet op TenderNed worden gepubliceerd.

De inkoop van zorg door overheden en zorgkantoren gaat vaak via een inkoopplatform, zoals voorheen Negometrix of Mercell. En soms ook via TenderNed zelf. Niet elke inkoopprocedure is een formele aanbesteding, maar als er wel sprake is van een formele aanbesteding wordt die dus altijd op TenderNed gepubliceerd. Ook als de inkopende partij een ander platform gebruikt.

TenderNed is daarom voor zorgaanbieders die op zoek zijn naar mogelijkheden om in te schrijven voor contracten met overheden (gemeentes) interessant om te volgen. Dit kan ook van belang zijn als contracten die u al heeft, opnieuw worden aanbesteed.

U kunt op TenderNed een interesseprofiel aanmaken, zie voor meer informatie: https://www.tenderned.nl/cms/nl/interesseprofiel/interesseprofiel-aanmaken. U kunt dan meldingen ontvangen als er nieuwe of gewijzigde aanbestedingen zijn gepubliceerd, die voldoen aan de ingestelde zoekopdracht.

Vindt u dit ingewikkeld en heeft u het idee het overzicht te missen tussen alle verschillende systemen en termijnen? Wij kunnen u daarbij ook ondersteunen. Kijk voor meer informatie op onze pagina over Aanbesteden.

 

 

 

Wellicht ook interessant:

FAQ   Wtza