FAQ – Toezichthouden in de zorg

Op grond van de Wtza moeten veel zorgaanbieders een interne toezichthouder aanstellen, zie hiervoor ook de FAQ Wtza. We krijgen veel vragen over toezichthouden in de zorg. Onderstaand gaan we in op de meest gestelde vragen die we krijgen.

 

Wat is het verschil tussen een raad van toezicht (rvt) en een raad van commissarissen (rvc)?
Er is geen verschil, de namen worden door elkaar heen gebruikt en dat kan ook. Vaak zie je wel dat bij de stichting over de raad van toezicht wordt gesproken en bij de B.V. over een raad van commissarissen.
Hoe kom ik aan goede toezichthouders?
Het officiële antwoord is dat deze op openbare wijze worden geworven, waarbij één van de leden wordt voorgedragen door de cliëntenraad. Als een rvt/rvc al een aantal jaren actief is, is dat ook de gebruikelijk manier van werken.

Als je voor het eerst gaat werken met een raad van toezicht is het belangrijk dat er goede mensen in komen, dat wil zeggen personen die als team functioneren en met het bestuur kunnen samenwerken. Ons advies is in dat geval nadrukkelijk hier het accent op te leggen en je af te vragen welke deskundigheid je in de rvt wilt hebben en een profielschets op te stellen, waarbij je rekening houdt met de eisen die aan de toezichthouders gesteld worden. Het is belangrijk de onafhankelijkheid goed in het oog te houden. Niet alleen omdat het in de wet staat, maar ook om vervelende situaties te voorkomen.

Wat belangrijk is om goede toezichthouders te vinden is daarvoor de tijd te nemen. Een goede manier is om mensen uit je netwerk te benaderen met de vraag of zij iemand kennen die toezichthouder bij je organisatie zou willen zijn. Ook kan het dat je een toezichthouder aanzoekt en met deze de andere toezichthouders zoekt. Uiteraard kun je ook een bureau in de arm nemen, dit is echter vrij prijzig.

Het belangrijkste advies is toch wel om niet over één nacht ijs te gaan. Hun rol in de organisatie is te belangrijk en dan kan een verkeerde keuze heel vervelend uitpakken.

Wie benoemt en ontslaat de leden van de rvt/rvc?
Daar zit een verschil tussen de stichting en de B.V.

Bij de stichting is er alleen een bestuur en een raad van toezicht. Daar benoemen de leden van de raad van toezicht elkaar. Het bestuur van de stichting wordt daar normaal gesproken bij betrokken.

In de B.V. worden de leden van de raad van commissarissen benoemd door de aandeelhouder(s), de leden van de raad van commissarissen en de cliëntenraad kunnen eventueel een voordracht doen, maar de aandeelhoudersvergadering benoemt de toezichthouder, deze is immers de eigenaar van het bedrijf.

Degene die benoemt is ook degene die ontslaat. Bij de B.V. worden de bestuurder(s) ook benoemd en ontslagen door de aandeelhoudersvergadering. Als de aandeelhouder(s) en de bestuurder(s) dezelfde personen zijn dan zou een beetje lastige raad van commissarissen voor de bestuurders, dus gewoon ontslagen kunnen worden door de aandeelhouders. Dat is niet de bedoeling, daarom moeten er zwaarwegende redenen zijn om de commissarissen te ontslaan. Dit moet ook vastgelegd zijn in de statuten.

Welke eisen worden gesteld aan een lid van de rvt/rvc?
Onafhankelijkheid is een heel belangrijk criterium, dit moet uitgebreid in de statuten worden vastgelegd. Bijvoorbeeld geen zakelijke relatie hebben of hebben gehad of werknemer zijn geweest in de laatste drie jaar met de organisatie, dit geldt ook voor de familieleden tot in de tweede graad.

Een van de leden moet uit de zorg afkomstig zijn.

Er worden verder geen opleidingseisen gesteld, wel moeten de leden van de rvt/rvc in staat zijn om hun rol goed te kunnen vervullen, kritisch zijn en voor het eigen oordeel uit durven komen.

Welke taken heeft de rvt/rvc?
De taken van de rvt/rvc zijn de volgende:

  1. Toezichthouden op het bestuur en op het functioneren van de zorgorganisatie, de risico’s goed in beeld hebben en de bestuurders (kritisch) bevragen.
  2. Goedkeuren van bepaalde besluiten van het bestuur. De belangrijkste zijn de begroting en het jaarplan en het meerjaren beleidsplan van het bestuur en de goedkeuring van de jaarrekening.
  3. Werkgever van de bestuurder(s), dat wil zeggen dat de rvt/rvc een beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek heeft met iedere bestuurder.
    Bij de stichting zijn alle aspecten van het werkgeverschap aan de orde, dat wil zeggen de benoeming, schorsing en ontslag van de bestuurder, afspraken over het salaris enzovoorts.
  4. Klankbord voor het bestuur. Deze rol is voor de kleine zorgorganisatie erg belangrijk, plannen en ideeën van het bestuur worden met de toezichthouders besproken en deze geven advies of ondersteuning. Juist door de verschillende achtergrond van de toezichthouders hebben zij vaak kennis en relaties die de zorgorganisatie niet heeft. Houd daar rekening mee in de samenstelling. Let wel, toezichthouders mogen niet op de stoel van het bestuur gaan zitten. Het bestuur blijft verantwoordelijk.
Is de Governancecode Zorg op onze organisatie van toepassing, we hebben minder dan 50 medewerkers?
In de Governancecode Zorg is een uitzondering gemaakt voor organisaties met minder dan 50 medewerkers/zzp-ers. Deze hoeven maar beperkt aan de code te voldoen.

Echter de praktijk is anders als er een rvt/rvc is, in dat geval  zijn de verplichtingen integraal van toepassing, ongeacht de grootte. Dit komt doordat financiers zoals het zorgkantoor en de gemeenten deze eis veelal stellen. Ook de IGJ en de NZa gaan in het toezichtskader ‘Goed Bestuur” uit van de Governancecode Zorg.

Wat is het belang van een reglement rvt/rvc?
In het reglement rvt/rvc leg je een aantal zaken vast die je in de statuten in hoofdlijnen hebt geregeld. Bijvoorbeeld over de werving en selectie van nieuwe toezichthouders, wie betrokken wordt bij de profielschets, of je gaat werken met portefeuilles of commissies in de rvt/rvc, hoe de beoordeling van het eigen functioneren verloopt, hoe de omgang is met het bestuur, wat de taken en bevoegdheden zijn enz.

Het voordeel is dat dit reglement zelf opgesteld en gewijzigd kan worden, daarvoor hoef je niet naar de notaris.

Welke documenten zijn belangrijk voor de rvt/rvc?
Voor de leden van de rvt/rvc zijn de volgende documenten belangrijk:

  1. De wet;
  2. De statuten, waarin de wetgeving voor een belangrijk deel is opgenomen en geldt als de verplichte regels van de B.V. of Stichting;
  3. De reglementen, waarin de statuten nader zijn uitgewerkt;
  4. Het informatieprotocol, waarin de afspraken tussen bestuur en rvt/rvc zijn vastgelegd over het verstrekken van documenten/informatie van het bestuur aan de rvt/rvc;
  5. Jaarlijks schriftelijke documenten van het bestuur:
    1. de hoofdlijnen van het strategisch beleid;
    2. de algemene en financiële risico’s;
    3. het beheers- en controlesysteem;
    4. het jaarplan en de begroting;
    5. de jaarrekening
  6. Overige besluiten ter goedkeuring;
  7. Voortgangsrapportages en relevante mededelingen.
Worden de leden van de rvt/rvc betaald en zo ja hoeveel?
Meestal wel maar het hoeft niet. Van de andere kant een lidmaatschap van een rvt/rvc is geen vrijblijvende functie, betaling van toezichthouders heeft derhalve de voorkeur. Wat nogal eens gebeurt bij een beginnende rvt/rvc is dat er per vergadering wordt betaald, het zogenaamde vacatiegeld. We zijn daar geen voorstander van; een bestuurder of toezichthouder is dit immers altijd, ook in het weekend. We vinden daar een jaarvergoeding beter bij passen (uiteraard kan deze per kwartaal of per maand worden betaald).

In de wet is geregeld hoe hoog de vergoeding maximaal mag zijn, dit is de Wet normering topinkomens. De maximale hoogte begint met de bepaling van de categorie waaronder de zorgorganisatie valt, dit moet de rvt/rvc doen. Daarmee is bepaald wat de maximale vergoeding voor de bestuurder is.

De vergoeding van een lid van de rvt/rvc bedraagt maximaal 10% van dit bedrag en van de voorzitter is dit 15% van dit bedrag. Let wel, dit staat los wat de bestuurder daadwerkelijk verdient.

Voor kleine organisaties zijn dit veelal grote bedragen. Wij adviseren deze dan ook veelal als jaarvergoeding voor de voorzitter tussen de € 2.000,– en € 4.000,– per jaar en voor het lid 2/3 van het bedrag van de voorzitter.

Is er een opleiding voor zorgorganisaties die voor het eerst gaan werken met een rvt/rvc?
Jazeker, we hebben een workshop van een halve dag waarin de bestuurder (s) en de leden van de rvt/rvc gezamenlijk een uitleg krijgen hoe de rollen worden ingevuld, wat de regels zijn en hoe in de praktijk het toezichthouden werkt. Naast de theorie hebben we ook een aantal casussen die behandeld worden.

Het doel is een gevoel van comfort te creëren in de samenwerking tussen bestuur en toezicht.

Deze workshop is erg nuttig en wordt zeer gewaardeerd door de deelnemers.

Hoe zit het met de aansprakelijkheid van bestuurders en toezichthouders?
De hoofdregel is dat de rechtspersoon aansprakelijk is voor de schulden die gemaakt worden. Er kunnen zich echter situaties voordoen waardoor de bestuurder of zelfs de interne toezichthouder (lid raad van commissarissen of lid raad van toezicht) persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld.

Interne aansprakelijkheid bij onbehoorlijk bestuur

Een bestuurder of toezichthouder is aansprakelijk als hij zijn taken niet behoorlijk heeft vervuld en hem een ‘ernstig verwijt’ kan worden gemaakt. Van een ernstig verwijt is sprake als geen redelijk denkend bestuurder of toezichthouder – onder dezelfde omstandigheden – zo gehandeld zou hebben. Daarbij moet volgens de hoogste rechter in Nederland, de Hoge Raad, gekeken worden naar alle omstandigheden. Bijvoorbeeld naar de aard van de activiteiten van de rechtspersoon, de in het algemeen daaruit voortvloeiende risico’s, de taakverdeling binnen het bestuur, de eventueel voor het bestuur geldende richtlijnen en de gegevens waarover de bestuurder beschikte of behoorde te beschikken ten tijde van de aan hem verweten beslissingen of gedragingen.

Een bestuurder zou bijvoorbeeld aansprakelijk kunnen worden gesteld als hij heeft gehandeld in strijd met de wet of de statuten of als hij te grote of onnodige grote financiële risico’s heeft genomen.

Een bestuurder kan ook hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor schade door iets wat een ander bestuurslid heeft gedaan of nagelaten, tenzij hij kan aantonen dat die schade niet aan hem te wijten is gelet op de onderlinge taakverdeling en hij maatregelen heeft getroffen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden. Dit geldt ook voor commissarissen, maar dan uiteraard voor zover het hun (toezicht)taken betreft. De interne aansprakelijkheid ziet op de aansprakelijkheid naar de rechtspersoon, deze kan de bestuurder of eventueel de toezichthouder persoonlijk aansprakelijk stellen.

Externe aansprakelijkheid
Bij de externe aansprakelijkheid wordt de bestuurder door een derde aangesproken op grond van onrechtmatige daad. Hiervoor is wel vereist dat de rechtspersoon aansprakelijk kan worden gesteld en de bestuurder een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Je moet hier bijvoorbeeld denken aan het willens en wetens een derde als schuldeiser ernstig benadelen.

Aansprakelijkheid bij faillissement
Als een rechtspersoon failliet gaat, kan een curator bestuurders en toezichthouders aansprakelijk stellen indien zij hun taak niet behoorlijk hebben vervuld én aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement.

Bewijsvermoedens
Voor bestuurders en toezichthouders geldt dat als niet voldaan is aan de boekhoudplicht of de verplichting tot tijdige publicatie van de jaarrekening/jaarverantwoording in principe onweerlegbaar vaststaat dat het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en dat vermoed wordt dat de onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Dit laatste vermoeden kan door de bestuurder worden weerlegd door tegenbewijs te leveren.

Deze bewijsvermoedens gelden ook voor toezichthouders, met dien verstande dat zij zelf de boekhouding niet hoeven bij te houden op het moment dat het bestuur dit verzuimd te doen. Wel moet de toezichthouder om inlichtingen vragen, het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren over naleving van de verplichtingen voorvloeiend uit de wet (zoals jaarrekening en jaarverantwoording opstellen) en indien nodig ingrijpen door een bestuurder te schorsen of te ontslaan.
Bestuurders en toezichthouders zijn in geval van een faillissement ook hoofdelijk aansprakelijk voor schade als gevolg van misleidende informatie in financiële verslaglegging, tenzij kan worden bewezen dat de misleiding niet aan de betreffende persoon te wijten is.

Tips:

  • Maak je niet te veel zorgen over bestuurdersaansprakelijkheid, zeker niet als toezichthouder. Vind je het prettig zekerheid te hebben sluit dan een bestuurders aansprakelijkheidsverzekering af. Deze is echter niet verplicht. Belangrijk is dat de bestuurder zich verantwoordelijk opstelt.
  • Ben bij een faillissementsrisico extra alert. De curator is verplicht i.g.v. faillissement altijd de bestuurdersaansprakelijkheid te onderzoeken.
  • Zorg dat je je eigen statuten serieus neemt, het wordt nog wel eens vergeten maar daar staan de regels in waar bestuur en toezichthouders zich aan moeten houden.
  • Zorg dat je statuten ook voldoen aan de wet- en regelgeving, de onlangs ingevoerde Wtza bijvoorbeeld maakt dat de statuten in strijd kunnen zijn met de wet.

 

 

Wellicht ook interessant:

FAQ   WtzaFAQ   Aanbesteden