Kwintra®

Wat is Kwintra?

Kwintra is een webbased oplossing om heel snel aan de verplichtingen uit de Wkkgz en de AVG te voldoen. Informatie is centraal opgeslagen en is inzichtelijk voor alle medewerkers met een internetaansluiting. Medewerkers kunnen meldingen doen zoals VIM (incidentenmeldingen) en datalekken. Het bevat het verwerkingsregister, het handboek kwaliteit, protocollen en werkinstructies, verwerkingsovereenkomsten. Alles centraal opgeslagen en oproepbaar.

Ook kunnen er met Kwintra (anoniem) enquêtes worden gedaan.

Waarom zou ik Kwintra nemen?

Omdat Kwintra alle verplichte procedures bevat, registers automatisch vult, eigen documenten kunnen worden toegevoegd, enquêtes  geanonimiseerd kunnen worden gedaan en niet in de laatste plaats omdat de kosten laag zijn.

Voor wie is Kwintra bedoeld?

Kwintra is bedoeld voor de zorgorganisatie die aan de wet wil voldoen en het gemak wil hebben dat heel veel al is geregeld.

Als ik Kwintra heb aangeschaft wat krijg ik dan?

Uw eigen Kwintra website met alles erop en eraan.

Aan welke wettelijke eisen voldoe ik met Kwintra?

U voldoet aan de eisen van de Wkkgz, het Kwaliteitskader en de AVG.

Wat vind ik op Kwintra?

Heel veel. Alle verplichte meldingsprocedures. Automatisch vullen van het VIM-meldingen register en het datalekregister. Uw eigen kwaliteitshandboek, protocollen en werkinstructies. Medewerkerstevredenheidsenquête, verwerkingsregister, Kwaliteitskader, de cao, de Governancecode Zorg. Vergaderdocumenten, evaluatieformulieren enz.

In het afgescheiden gedeelte vindt u de cliënttevredenheids- en ketenpartner enquête.

Kan ik een demonstratie van Kwintra krijgen?

Ja, zeker dat kan. Neemt u even contact met ons op dan laten we u Kwintra en alle mogelijkheden zien. Het enige dat u nodig heeft is een computer met internet.

Door wie is Kwintra ontwikkeld?

Kwintra is ontwikkeld in opdracht van de Zorg Zaken Groep, die al 10 jaar zorgaanbieders praktisch bij staat bij de invoering en uitvoering van de wetten en regels in de zorg. Kwintra is ook vanuit die gedachte ontwikkeld.

Kan ik mijn abonnement op de klachtenregeling opzeggen?

Ja, als u Kwintra heeft dan kunt u de juristen van de Zorg Zaken Groep aanwijzen als uw externe klachtenfunctionaris. U betaalt niets extra’s het zit gewoon in de abonnementsprijs! Ditzelfde geldt voor calamiteitenonderzoek. Met Kwintra kunt u beschikken over een senior calamiteitenonderzoeker, of onafhankelijk voorzitter. U betaalt slechts als er uit de klacht of calamiteit werkzaamheden volgen.

Ik moet mij aansluiten bij een geschillencommissie, valt dat ook onder Kwintra?

Neen, dat niet. De reden hiervoor is dat velen al een regeling hebben met een brancheorganisatie en wijzelf deze onafhankelijke geschillencommissie niet zijn. We kunnen uiteraard wel behulpzaam zijn bij de aanmelding.

Ik heb al een gecertificeerd kwaliteitssysteem, heb ik dan wel iets aan Kwintra?

Des te beter. Al uw kwaliteitsdocumenten kunnen we op Kwintra plaatsen, daarnaast ondersteunt Kwintra ook nog de AVG.

Ik wil een kwaliteitssysteem invoeren, wat heb ik dan aan Kwintra?

Heel veel, Kwintra biedt een duidelijke structuur het is bijna een kwestie van invullen. Moet het kwaliteitssysteem gecertificeerd worden dan kan de auditor (na uw toestemming) een tijdelijk login krijgen.

Waar komen de meldingen die gedaan worden terecht?

Dat programmeren wij voor op uw aanwijzing in de formulieren. Dit zijn de emailadressen, die we in het formulier vast opnemen. Ook kunt u aangeven of de meldingen ook vastgelegd moeten worden  op uw Kwintra site. Standaard doen we dit bij de VIM meldingen.

Wat gebeurt er met de meldingen die gedaan worden?

Dat bepaalt u helemaal zelf.

Is Kwintra alleen voor mijn organisatie of is deze openbaar?

Kwintra is volledig uw eigen webomgeving en zeker niet openbaar. Van uw organisatie bepaalt U zelf welke rechten uw medewerkers hebben. Het is echt uw persoonlijke website, met uw eigen inrichting en (deels) uw eigen documenten.

Maakt het uit hoeveel gebruikers ik gebruik laat maken van Kwintra?

Neen, we hebben dit systeem ontwikkeld voor de zorgorganisatie groot of klein. Wel kan het zijn dat een grote organisatie meer werk vraagt om het eigen Kwintra in te richten

Als ik Kwintra neem hoef ik dan helemaal niks meer te doen?

Ja en neen. Meldingen zullen u en uw medewerkers gewoon zelf moeten doen. We kunnen uiteraard behulpzaam zijn bij het ondersteunen van het invoeren van het kwaliteitshandboek, het verwerkingsregister opstellen, contracten en documenten voor uw vervaardigen. Dat zijn eigenlijk uw eigen documenten. Kwintra heeft wel alle verplichte procedures voor de zorgaanbieder ingeregeld. Zo ontvangt degeen die u zelf aanwijst de meldingen. De meldingen kunnen ook nog op de eigen Kwintrasite geplaatst worden.

Kan ik gebruik maken van jullie enquêtes?

Ja, we beschikken over tevredenheid enquêtes: cliënten, medewerkers en ketenpartners. Onderdeel van het abonnement is dat één keer per jaar een enquête met uitwerking door ons is opgenomen. Meerdere enquêtes zijn mogelijk tegen meer kosten. Eigen enquêtes kunnen ook, maar zullen tegen geringe meerkosten vervaardigd moeten worden.

Ik wil graag een eigen deel op Kwintra, waarin documenten zitten die de medewerkers niet kunnen inzien. Kan dat?

Ja zeker. Kwintra is in principe zichtbaar voor de medewerkers, er zijn echter documenten, formulieren en dergelijke die alleen kunnen worden ingezien  door daartoe aangewezen rechthebbenden.

Hoe log ik in op Kwintra?

Na aanmelding bij ons vervaardigen wij uw Kwintra site, daarna ontvangt u van ons uw logins. U of uw medewerkers gaan naar kwintra.nl/login en vult de gegevens in en komt vervolgens  in uw eigen Kwintra omgeving.

Kunnen klanten ook op Kwintra?

Neen, alleen op het enquête gedeelte, als u hen daarvoor een login verleent. Klanten zitten dan in een afgescheiden deel van Kwintra. Kwintra is echt gericht op de zorgaanbieder en de medewerkers.

Heb ik veel uitleg nodig om met Kwintra te kunnen werken?

Neen, het wijst zich vanzelf door middel van een duidelijke knoppenstructuur. Binnen vijf minuten kunnen u en uw medewerkers ermee werken.

Kan ik meldingen ook door laten sturen naar andere medewerkers?

Ja, dat kan.

Waarom is Kwintra in abonnementsvorm?

Omdat het een website is die gehost wordt met een dagelijkse back-up. Het is een jaarabonnement dat uiterlijk drie maanden voor afloop moet worden opgezegd. Ook wij moeten de web hosting bijtijds opzeggen.

Kan ik Kwintra ook als eenmalige aanschaf doen?

Neen, dat kan niet.

Het doen van meldingen en de formulieren zijn handig, ik wil deze graag op mijn eigen intranet draaien, kan dat?

Neen, dat kan niet. Het is een web based applicatie die speciaal voor de Zorg Zaken Groep is ontwikkeld.

Kan ik een proefabonnement nemen, van bijvoorbeeld twee maanden?

Dat kan, maar dan worden alle kosten voor het inrichten bij u in rekening gebracht. Deze zitten grotendeels in de abonnementsprijs opgenomen. Als u daarna besluit Kwintra te continueren dan ontvangt u deze kosten niet terug.