Raad van Commissarissen / RvT in de zorgorganisatie; de vier rollen

Op 1 januari 2022 is de Wet toelating zorgaanbieders (Wtza) van kracht geworden. Dat betekent dat iedere organisatie met meer dan 10 medewerkers die zorg verlenen een vergunning moet hebben (aanbieders in de eerste lijn meer dan 25 medewerkers). Een belangrijke voorwaarde voor het krijgen van de vergunning is het hebben van een onafhankelijk toezichthoudend orgaan, de raad van commissarissen of de raad van toezicht. Het enige verschil tussen beide is de naam, in dit artikel hebben we het nu alleen nog over de raad van commissarissen (rvc), waar dus ook raad van toezicht kan worden gelezen.

Iedere organisatie in de zorg heeft een bestuur. Voor dit artikel worden de vennoten van de VOF, de maten van de maatschap en de eigenaar van de eenmanszaak aangeduid als bestuur. Het bestuur is verantwoordelijk voor alles wat in de organisatie gebeurt. De zorg, de financiën, de medewerkers, de ICT enz. behoren allemaal tot de verantwoordelijkheid van het bestuur.

Soms zijn de eigenaren en het bestuur dezelfde personen, in de coöperatie zijn de leden de eigenaren, in de B.V. zijn dat de aandeelhouder(s). De leden en de aandeelhouders benoemen de bestuurders en de leden van de rvc.

De rvc in de zorgorganisatie heeft een aantal rollen. Waar alle rechtsvormen een eigenaar hebben, heeft de stichting dat niet. De stichting is van ‘niemand’, we komen hierna op terug.

De rvc in de zorgorganisatie heeft een aantal rollen, deze zijn in de statuten opgenomen en volgen uit de wet en de governancecode zorg 2017.

Deze rollen zijn:

• Toezicht houden
• Goedkeuren van besluiten
• Werkgever
• Klankbord voor het bestuur

Voordat ik de verschillende rollen ga bespreken eerst iets over de rechtsvorm.

De wet maakt geen onderscheid naar rechtsvormen, dat wil zeggen dat deze geldt voor de rechtspersonen zoals de B.V., stichting en coöperatie en ook voor de VOF, maatschap, eenmanszaak en CV (de personenvennootschappen).

Er kan wel een onderscheid zijn tussen de stichting en de andere rechtsvormen. Dit gaat erom wie de toezichthouders benoemt en ontslaat. In de rol van “werkgever” kom ik hierop terug.

Rol: Toezichthouden

De rvc in de zorgorganisatie heeft een belangrijke rol in het toezichthouden op de bestuurder(s) en op de gang van zaken binnen de zorgorganisatie.

Zij kan het bestuur ter verantwoording roepen en verlangen dat zaken beter gaan en daarover afspraken maken met het bestuur.

Toezichthouden in de zorgorganisatie betekent zeker ook dat rekening wordt gehouden met de maatschappelijke rol die de zorgorganisatie heeft. Ook de risico’s van de zorg organisatie, de kwaliteit en veiligheid van de zorg, de omgang met belanghebbenden en het beleidsplan, jaarplan en jaarrekening zijn belangrijke thema’s voor de rvc.

Hoe weet de rvc nu hoe het loopt in de organisatie, zij staat immers op afstand van de bestuurder(s). Belangrijkste bron van informatie voor de rvc is het bestuur. Het is verstandig dat het bestuur en de rvc afspraken maken over welke informatie, wanneer verstrekt wordt, dit kan in een informatieprotocol of een reglement, dat door de rvc goedgekeurd moet worden. Daarnaast is een bron de externe accountant of boekhouder. Ook is wettelijk verplicht opgenomen dat een delegatie van de rvc één keer paar jaar spreekt met de cliëntenraad en twee keer per jaar met de ondernemingsraad (indien aanwezig).

Rol: Goedkeuren van besluiten

Het bestuur kan niet alles zelf besluiten, voor sommige besluiten heeft het bestuur de goedkeuring nodig van de rvc.

Dit zijn besluiten die van groot belang zijn voor de zorgorganisatie, zoals bijvoorbeeld een fusie of overname, een faillissementsaanvraag, ontslag van een belangrijk deel van de medewerkers, het beleidsplan, de begroting voor het komende jaar en de jaarrekening.

Het bestuur bereidt de agendapunten voor de vergadering van de raad van commissarissen voor, eventueel worden een of meer commissarissen betrokken bij de voorbereiding. Deze commissarissen mogen geen besluiten nemen of goedkeuring geven, dat moet door de voltallige rvc gedaan worden.

Welke besluiten goedgekeurd moeten worden is vastgelegd in de statuten van de rechtspersoon of in het reglement van de rvc. Ook kunnen in het reglement naast de statuten extra besluiten van het bestuur worden opgenomen die goedgekeurd moeten worden door de raad van commissarissen.

Rol: werkgever

De rvc in de zorgorganisatie vervult de rol van werkgever naar de bestuurder(s), dat wil zeggen voert het functioneringsgesprek/beoordelingsgesprek, maakt afspraken over de beloning, ondertekent de arbeidsovereenkomst of managementovereenkomst.

De rol van werkgever komt ook tot uiting in het kunnen benoemen, schorsen en ontslaan van de bestuurder(s). Dit is echter lang niet altijd het geval. Bij de stichting zijn er maar twee organen, het bestuur en de rvc. De bevoegdheid van benoemen, schorsen en ontslaan ligt dan volledig bij de rvc.

Bij de B.V., de coöperatie en de personenvennootschappen ligt de rol van benoemen en ontslag van de bestuurder(s) meestal bij eigenaren: de aandeelhouders, leden en de eigenaren van de personenvennootschappen.  De bevoegdheid een bestuurder te kunnen schorsen ligt dan soms weer wel bij de rvc.

Hoe deze rol van werkgever is geregeld ligt vast in de statuten of het reglement.

In wat kleinere organisaties komt het veel voor dat de eigenaar en de bestuurder dezelfde personen zijn. Omdat de rvc door de eigenaren wordt benoemd en ontslagen is een extra bescherming voor de leden van de rvc om niet zomaar ontslagen te kunnen worden. Er moeten hiervoor zwaarwegende redenen zijn.

Bij de stichting is er geen eigenaar. Het benoemen, schorsen en ontslaan wordt dan ook door de commissarissen zelf gedaan.

Rol: klankbordgroep

In de statuten is opgenomen dat de rvc het bestuur met raad terzijde staat. De rvc in de zorgorganisatie is voor het bestuur dan het klankbord. Het bestuur staat er soms alleen voor, sommige besluiten hebben grote impact op de zorgorganisatie, soms zit het bestuur met een probleem dat hij met niemand kan bespreken. In dergelijke gevallen is het prettig de rvc om raad en advies te vragen.

Juist door de verschillende achtergrond en de grotere afstand tot de dagelijkse hectiek kan de rvc heel waardevol zijn. Het gaat dan niet om besluiten maar om het meedenken over vragen voor de organisatie en het bestuur. Wij adviseren ook altijd een keer per jaar met bestuur en rvc een belangrijk thema te bespreken, dat voor de organisatie van groot belang is. Ideeën kunnen dan gevormd worden en kunnen als input dienen voor het beleidsplan en/of jaarplan.

Géén rol: bestuurder

Er is natuurlijk veel meer te vertellen over de rollen en de invulling ervan door de rvc. Hier beperk ik mij tot een belangrijke rol die de rvc niet heeft, die van het bestuur. Leden van de rvc verrichten nimmer taken van het bestuur. Dit is in de statuten vastgelegd en heeft te maken met de functiescheiding, de onafhankelijkheid van het bestuur maar ook de aansprakelijkheid.

De wet laat echter toe dat er een zogenaamde one tier board komt, dan is in de statuten vastgelegd dat er uitvoerende en niet uitvoerende bestuurders zijn. De niet uitvoerende bestuurders zijn dan de toezichthouders. Deze vorm komt in de zorg echter bijna niet voor.

Zorg Zaken Groep ondersteunt zorgaanbieders bij de oprichting en aanpassingen van de statuten die voldoen aan de eisen van de complexe zorgwetgeving. We vragen de WTZi toelating of Wtza vergunning aan en ondersteunen bij het opstellen van alle andere documenten, zoals reglementen en leden- en aandeelhoudersovereenkomsten.

Het proces voorafgaand aan de totstandkoming van de officiële documenten begeleiden wij ook, wensen en behoeften van de zorgorganisatie zetten wij af tegen de relevante wetten en regels. De theoretische kennis verrijken wij met onze uitgebreide ervaring als bestuurder en toezichthouder in de zorg zodat uiteindelijke deze zo goed mogelijk aansluiten bij de zorgorganisatie. Desgewenst kunnen de notariële akten via ons worden afgenomen, we hebben een vaste notaris waarmee we afspraken hebben over tarief en inhoud.